Jede Aufgabe braucht ein Zitat

Ein großer Teil der Arbeit in einem Betrieb passiert im Gespräch. Am Telefon mit einem Kunden, in der Besprechung mit dem Team, kurz auf dem Hof. Was dort vereinbart wird, muss irgendwo landen. Allzu oft landet es nirgends.

Unsere Lösung dafür läuft seit Oktober 2026 im Alltag. Martin nimmt Gespräche mit einem kleinen Diktiergerät auf. Die Aufnahmen werden auf eigener Hardware verschriftet und von einem lokalen Sprachmodell ausgewertet. Heraus kommen eine Gesprächsnotiz in unserer Wissensablage und Aufgaben in der To-do-Liste.

Warum nicht einfach ein fertiger Dienst?

Solche Dienste gibt es, oft mit Abo. Sie funktionieren gut. Aber sie bedeuten, dass jedes Gespräch mit einem Kunden oder Partner auf den Servern eines fremden Anbieters ausgewertet wird. Das wollten wir nicht. Also haben wir es auf eigener Hardware gebaut, mit offenen Modellen für Spracherkennung und Auswertung.

Der Fehlstart: erfundene Aufgaben

Die erste Version hat zuverlässig Aufgaben erkannt. Zu zuverlässig. Neben den echten Aufgaben tauchten welche auf, die so nie besprochen worden waren. Plausibel formuliert, passend zum Thema, aber eben nicht gesagt.

Das Gefährliche daran: Eine erfundene Aufgabe sieht in der To-do-Liste genauso aus wie eine echte. Wer sie abarbeitet, verschwendet bestenfalls Zeit. Schlimmstenfalls ruft er einen Kunden wegen einer Zusage an, die es nie gab.

Die Regel, die alles verändert hat

Wir haben eine einfache Pflicht eingeführt: Jede Aufgabe muss mit einem wörtlichen Zitat aus dem Gespräch belegt werden. Mit Zeitstempel, sodass man die Stelle in der Aufnahme sofort anhören kann. Findet das Modell kein passendes Zitat, gibt es keine Aufgabe.

Gemessen haben wir das an einem Testsatz mit 50 echten Fällen. Vor der Zitatpflicht lag die Trefferquote bei 92 Prozent, danach bei 98 Prozent, also 49 von 50. Wichtiger als die Zahl ist das Gefühl im Alltag: Man kann der Liste wieder trauen, weil man jede Aufgabe in Sekunden nachprüfen kann.

Weitere Umwege, die wir gegangen sind

• Erfundene Sätze in der Stille. Bei langen Aufnahmen hat die Spracherkennung in Sprechpausen Sätze erzeugt und in Schleifen wiederholt. Eine Erkennung von Stille und ein Filter für Wiederholungen haben das beseitigt.
• Plötzlich Englisch. Wenn die Verschriftung solche Schleifen enthielt, antwortete die Auswertung auf einmal auf Englisch. Seit die Eingabe sauber ist, bleibt sie bei Deutsch.
• Fachbegriffe. Ein kleines Spracherkennungsmodell hat unsere Branchenbegriffe verdreht. Ein größeres Modell mit einer Liste typischer Fachwörter hat das deutlich verbessert.
• Freigabe für Agenten. Manche Aufgaben könnte ein KI-Agent selbst erledigen, zum Beispiel einen Entwurf vorbereiten. Diese Aufgaben gehen erst los, wenn Martin sie ausdrücklich freigibt.

Wie schnell ist das?

Drei Minuten Gespräch sind in rund 15 Sekunden verschriftet, die Auswertung dauert typischerweise unter einer Minute. Das passiert im Hintergrund, während man längst beim nächsten Termin ist.

Eine KI-Aufgabe ohne Beleg ist eine Behauptung. Mit Beleg wird sie zu einer Notiz, der man trauen kann.

Was Sie daraus mitnehmen können

Das Prinzip funktioniert weit über Gesprächsnotizen hinaus. Überall, wo eine KI aus Text etwas ableitet, ob Aufgabe, Zusammenfassung oder Antwort, lohnt sich die Frage: Kann sie zeigen, woher sie das hat? Wenn ja, wird aus einem schwer prüfbaren Ergebnis eines, das ein Mensch in Sekunden bestätigen kann.

Genau darüber sprechen wir in unseren Workshops viel: weniger über die perfekte Eingabe, mehr darüber, wie man Ergebnisse überprüfbar macht. Denn am Ende muss ein Mensch mit dem Ergebnis arbeiten, und der braucht Vertrauen, kein Bauchgefühl.